تعریف کالا

جهت ثبت فاکتور، ورود کالا به انبار و ...، باید ابتدا کالاهای خود را تعریف نمایید و در واقع یکی از مهمترین و پایه ای ترین بخش های نرم افزار است. جهت تعریف کالا، با ورود به سربرگ کالا و فشردن دکمه تعریف کالا، پنجره مربوطه باز خواهد شد که به صورت زیر است:

 

در ادامه هر یک از پارامترهای آن را به تفصیل بررسی می کنیم.

در قسمت بالا سمت راست کد کالا وجود دارد که با توجه به تنظیمات سیستم، می تواند به صورت خودکار و یا دستی وارد شود. در حالت تنظیمات سیستم به صورت “صدور کد در تعریف کالا فقط به صورت خودکار”، این قسمت غیرفعال است و کد کالا فقط توسط خود سیستم به صورت خودکار تولید می شود. در غیر اینصورت کد کالا می تواند با توجه به نیاز کاربر به دو صورت دستی و خودکار انتخاب شود.

در قسمت بعد، نوع آن را مشخص می کنیم که به صورت کالای فیزیکی است و یا از نوع خدمات است. با فشردن دکمه ویرایش کنار آن، می توان با دسترسی به صفحه طالاعات پایه، نوع کالاها را ویرایش نمود. در مورد گروه کالا و واحد کالا نیز می توان به همین ترتیب آن ها را ویرایش نمود.

در بخش بعد، فعال بودن و غیرفعال بودن کالا را مشخص می کنیم.

در دو ردیف بعد، نام کالا و توضیحات مربوط به آن را وارد می کنیم. در قسمت گروه کالا، گروه کالای مورد نظر را انتخاب می کنیم. واحد کالا را نیز بسته به نوع کالا مشخص می کنیم.

بخش بعدی مربوط به انبارداری و مدیریت کالاها در انبار می باشد. در صورتی که انبار ورود و خروج کالاها با یکدیگر متفاوت باشد و خرید کالاها به یک انبار و فروش آن ها از انبار دیگر صورت می گیرد، نیاز است انبار ورود کالا (انبار مربوط به خرید کالا) و انبار خروج کالا (انبار مربوط به فروش کالا) را مشخص کنیم. همچنین حداقل و حداکثر موجودی هر یک از انبارها را نیز در این قسمت می توان مشخص نمود.

بخش بعدی، مربوط به قیمت خرید و فروش کالاهاست.  با وارد کردن قیمت خرید و تعیین مقدار سود (به صورت درصد و یا مقدار ثابت)ريال قیمت فروش محاسبه می شود و یا قیمت فروش را به صورت دستی وارد کرد که نرم افزار مقدار سود حاصل را مشخص می کند.

در قسمت بعد، در صورتی که کالا وزنی است و مقدار آن توسط ترازو تعیین می شود، تیک مربوطه را می زنیم. همچنین چنانچه مقدار کالا به صورت اعشاری است، تیک مقدار اعشاری را می زنیم. همچنین در صورتی که این کالا شامل مالیات وعوارض می باشد، تیک های مربوطه را می زنیم.

در قسمت تصویر کالا نیز می توان تصویری برای کالا انتخاب کرد.

جهت وارد کردن بارکدهای کالا، با فشردن دکمه بارکدهای کالا، پنجره مربوطه بازخواهد شد که به صورت زیر است:

 

هر یک از بارکدهای کالا را در قسمت بالا وارد کرده و دکمه افزودن را می زنیم. پس از وارد کردن تمامی بارکدها، دکمه ثبت را می زنیم.

جهت وارد کردن سطوح دیگری از کالا، دکمه “سطوح دیگر کالا” را می زنیم که پنجره مربوطه به صورت زیر وارد می شود:

 

نکته ای که در این قسمت باید به آن توجه کنیم، این است که واحد کالا در پنجره اصلی تعریف کالا به عنوان واحد پایه و پیش فرض در نظر گرفته می شود و باید همیشه کوچکترین جز در بین واحدهای سطوج کالا باشد. به عنوان مثال، چنانچه واحد کالای پایه، کیلوگرم باشد، واحد سطوح دیگر باید بزرگتر مانند تن و ... باشد و نمی تواند گرم و یا میلی گرم باشد.

در این بخش واحد این سطح کالا، تعداد اجزا پایه (تعدادی از اجزا پایه که برابر با این سطح می شود، به طور مثال هر 1000 کیلوگرم برابر با 1 تن می شود)، قیمت خرید، سود و قیمت فروش و همچنین بارکدهای کالا را وارد می کنیم و در انتها دکمه “افزودن سطح کالای جدید” را می زنیم. در ادامه می توان سطوح دیگر کالا را نیز اضافه، ویرایش و یا حذف کرد. پس از اتمام کار، با فشردن دکمه “ذخیره” ، اطلاعات ثبت می شود.

در نهایت، پس از ورود تمامی اطلاعات کالا، با فشردن دکمه “ثبت و جدید” و یا “ثبت و خروج”، کالا در سیستم ثبت می شود.

همچنین با انتخاب سربرگ جستجو در بالای پنجره و انتخاب فیلترهای مورد نظر، لیست کالاهای مورد نظر را انتخاب کرده و آن ها را مشاهده، ویرایش و یا حذف نمایید و یا آن ها را چاپ کنید و یا خروجی فایل بگیرید.

 

فیلم آموزشی این بخش را می‌توانید در زیر مشاهده کنید: