ثبت انواع فاکتورهای فروش، خرید، پیش فاکتور، سفارش، برگشت از فروش و برگشت از خرید بسیار شبیه یه یکدیگر است. در ابتدا، چگونگی ثبت فاکتور فروش را توضیح خواهیم داد و تفاوت های دیگر فاکتورها نیز بررسی خواهند شد.
با فشردن دکمه فاکتور فروش، پنجره مربوطه به نمایش درخواهد آمد که به صورت زیر است:
در قسمت خریدار، مشتری را انتخاب کرده و در قسمت تاریخ، تاریخ ثبت فاکتور را تعیین می نماییم. سپس باید کالاهای مورد نظر را به فاکتور اضافه نمایید که این کار از دو طریق امکان پذیر است:
. کلیدواژه: با وارد کردن قسمتی از نام کالا، لیست کالاهای مشابه در منو ظاهر شده و کاربر می تواند با کلیک روی گزینه مورد نظر، کالا را به فاکتور اضافه نماید. با این کار، کالا با سطح پیش فرض به فاکتور افزوده می شود. چنانچه بخواهیم سطوح دیگر کالا را به فاکتور اضافه نماییم، باید این کار با بارکد کالا انجام شود و یا پس از وارد کردن کالا، با کلیک روی ستون واحد کالا، سطح آن را تغییر داد.
2. بارکد کالا: با وارد کردن کد کالا و یا هریک از بارکدهای کالا در هر سطحی، کالا با سطح مورد نظر به فاکتور اضافه خواهد شد. معمولا بارکد کالا توسط بارکدخوان به این قسمت اضافه خواهد شد.
با افزودن کالا به فاکتور، شناسه سطح کالا، تعداد، واحد، بخش و انبار مربوطه، قیمت واحد، مقدار و نوع تخفیف دوره ای، مالیات و عوارض و قیمت نهایی آن محاسبه و در ردیف مربوطه نمایش داده می شود.
با ورود کلیدواژه و بارکدهای جدید، دیگر کالاها به فاکتور افزوده می شوند. چنانچه کلیدواژه و یا بارکد کالا تکراری باشد، بسته به تنظیمات سیستم تعداد کالا به صورت تجمعی و یا تفکیکی افزوده خواهد شد.
در سمت راست لیست کالاها، دکمه هایی جهت تغییرات کالا در فاکتور تعبیه شده است که به هر یک به تفکیک می پردازیم:
•
: با فشردن این دکمه، یک واحد به تعداد کالای انتخاب شده افزوده
می شود.
• 
: با فشردن این دکمه، تعداد کالای انتخاب شده یک واحد کاهش می یابد.
•
: با فشردن این دکمه، کالای انتخاب شده از فاکتور حذف می شود.
•
: با فشردن این دکمه، کالای انتخاب شده به سمت بالای فاکتور
حرکت می کند.
•
: با فشردن این دکمه، کالای انتخاب شده به سمت پایین فاکتور
حرکت می کند.
•
: با فشردن این دکمه، کالاهای ثبت شده این فاکتور در فایل خروجی
ذخیره می شوند.
•
: با فشردن این دکمه، می توان کالای فاکتور را از فایل خروجی
بازیابی کرد.
با حرکت روی هر یک از کالاها، در قسمت بالای لیست مشخصاتی از کالاهای وارد شده نظیر نام، واحد، موجودی و قیمت واحد آن نمایش داده می شود. همچنین می توان با کلیک روی ردیف مقدار در لیست کالاها، مقدار کالا را به صورت مستقیم وارد کرد. علاوه بر آن، چنانچه کالا داری چندین سطوح باشد، می توان سطوح کالا را با کلیک روی منوی سطوح در ستون واحد کالا تغییر داد.
چنانچه کاربر بخواهد علاوه بر تخفیفات دوره ای اجناس، تخفیفی کلی نیز روی خود فاکتور بدهد، این کار نیز امکان پذیر است. در پایین لیست کالاها، قسمتی به نام تخفیف فاکتور وجود دارد که امکان انجام دو نوع تخفیفات درصدی و مقدار ثابت را به مشتری می دهد.
همچنین چنانچه ارسال کالاها مشمول کرایه حمل و نقل گردید، در قسمت پایین در بخش کرایه قابل تنظیم است که به صورت زیر است:
در قسمت کرایه، مقدار کرایه را وارد می‌کنیم. در قسمت پرداخت، تعیین می‌شود که پرداخت توسط فرستنده کالا پرداخت می‌شود و یا در محل گیرنده توسط پست (همانند تیپاکس) وجه کرایه دریافت می‌شود. در صورت پرداخت توسط فرستنده، در کشویی مربوطه به آن تعیین می‌کنیم که پرداخت کرایه بر عهده خریدار است و یا بر عهده فروشنده می‌باشد.
پرداخت کرایه بسته به اینکه فرستنده وجه را پرداخت کند و یا گیرنده و اینکه هزینه حمل بر عهده فروشنده باشد یا خریدار و اینکه فاکتور خرید باشد و یا فروش و یا برگشت آن‌ها، روی مبلغ فاکتور تاثیر می‌گذارد.
در این جا که فاکتور فروش است، با انتخاب "پرداخت توسط فرستنده"، در حالت "بر عهده خریدار"، مبلغ کالا با مبلغ نهایی فاکتور جمع می‌شود و از مشتری دریافت می‌گردد. در حالت "بر عهده فروشنده"، این مبلغ با مبلغ نهایی فاکتور جمع نمی‌شود و از صندوق به عنوان هزینه کرایه کسر می‌شود. در حالت "پرداخت در محل گیرنده"، کرایه توسطه مشتری در محل آن پرداخته شده و نرم‌افزار با آن کاری ندارد و پرداختی از طرف ما صورت نمی‌گیرد.
در پایین لیست کالاها، اطلاعاتی از فاکتور نظیر جمع اقلام، تعداداقلام، تخفیف فاکتور، کسر خرده، مالیات و عوارض و در نهایت جمع کل فاکتور نمایش داده می شود.
همچنین چنانچه کاربر بخواهد توضیحاتی در مورد فاکتور به آن افزوده کند، در پایین پنجره قسمت شرح فاکتور این کار امکان پذیر است.
در نهایت، با یکی از روش های پرداخت، تسویه فاکتور انجام خواهد شد. این کار با کلیک روی یکی از روش های پرداخت که در زیر آمده است، انجام خواهد شد.
1. دریافت نقدی: با فشردن دکمه دریافت نقدی، فاکتور به صورت نقدی تسویه خواهد شد.
2. کارتخوان: با فشردن دکمه کارتخوان، پنجره مربوط به پرداخت با کارتخوان بازخواهد شد که به صورت زیر است:
در این جا ابتدا کارتخوان مورد نظر را انتخاب می کنیم، چنانچه کارتخوان قابلیت ارسال مبلغ را داشته باشد، گزینه “ارسال به کارتخوان” فعال شده و با فشردن آن، می توان مبلغ را مستقیم روی کارتخوان ارسال کرد و مشتری نیاز به وارد کردن مبلغ ندارد. در غیر اینصورت، می توان با فشردن دکمه “ثبت دستی”، مبلغ را به صورت دستی در کارتخوان وارد کرد. در نهایت پرداخت به صورت کارتخوان ثبت خواهد شد.
3. کارتخوان و نقدی: در مواقعی که مشتری مبلغی از فاکتور را نقدی و مابقی را با کارتخوان پرداخت می کند و یا پرداخت از چندین کارتخوان انجام شود، از این گزینه استفاده می شود. با فشردن آن، پنجره مربوطه باز خواهد شد که به صورت زیر است:
در این قسمت، ابتدا مبلغ پرداخت نقدی را وارد می کنیم و سپس با انتخاب سربرگ "کارتخوان" و فشردن دکمه “ثبت کارتخوان”، پنجره ثبت کارتخوان باز شده و مبلغ مانده را وارد می کنیم و ثبت کارتخوان ها را انجام می دهیم. در این قسمت، می توان با هر بار فشردن "ثبت کارتخوان"، از کارت و یا کارتخوان دیگری، ثبت کارتخوان ها را انجام داد. پس از اتمام کار، باید جمع مبالغ نقدی و کارتخوان ها با مبلغ فاکتور برابر باشد و به عبارت دیگر مقدار مانده در این پنجره صفر شود، در غیر اینصورت دکمه ثبت فعال نخواهد شد.
4. پرداخت پیشرفته: چنانچه مبلغ فاکتور و یا قسمتی از آن به صورت چک، اقساط و یا اعتباری (نسیه) پرداخت شود، از این گزینه استفاده می شود. با فشردن دکمه “پرداخت پیشرفته”، پنجره مربوطه باز خواهد شد که به صورت زیر است:
مقادیر نقدی و کارتخوان ها را به همانند قسمت قبل وارد می کنیم. سپس با انتخاب سربرگ های "چک" و "اعتباری"، با فشردن ثبت اعتباری و ثبت چک آن ها را وارد می کنیم که در ادامه به هر یک می پردازیم. همچنین با فشردن دکمه ثبت اقساط، می توان اقساط مورد نظر را ثبت نمود. توجه داشته باشید که ثبت کارتخوان، چک و اعتباری را به برای فاکتور مورد نظر، به هر تعداد می توان انجام داد.
• پرداخت اعتباری: با فشردن دکمه “ثبت اعتباری”، پنجره مربوطه باز خواهد شد که به صورت زیر است:
در این پنجره، مبلغ، تاریخ سررسید و توضیحات را وارد می کنیم و با فشردن دکمه “ثبت و استفاده”، مبلغ وارد شده به صورت پرداخت اعتباری ثبت خواهد شد.
• پرداخت با چک: با فشردن دکمه “ثبت چک”، پنجره مربوطه باز خواهد شد که به صورت زیر است:
در این قسمت، مشخصات چک شامل نام بانک، سریال چک، مبلغ چک، صاحب حساب، شماره حساب، شماره شبا، تاریخ چک، شخص در وجه و توضیحات را وارد می کنیم. همچنین می توان تصویر پشت و روی چک را نیز در اینجا وارد کرد. در نهات با فشردن دکمه “ثبت و استفاده”، چک مورد نظر ثبت خواهد شد.
• پرداخت اقساط: با فشردن دکمه ثبت اقساط، پنجره مربوطه باز خواهد شد که به صورت زیر است:
در این قسمت، مبلغ پرداختی از کالا، زمان بندی پرداخت، سود سالانه، تعداد اقساط و مدت تنفس را وارد می نماییم. قیمت نهایی با سود، مبلغ هر قسط، سود کلی و تاریخ اتمام اقساط توسط نرم افزار محاسبه و نمایش داده خواهد شد. با فشردن دکمه ثبت و استفاده، اقساط مربوط به مشتری ثبت خواهد شد.
در پایین پنجره فاکتور دکمه های دیگری نظیر باز نشاندن، ذخیره فاکتور، مشاهده فاکتور، چاپ فاکتور، چاپ حواله انبار و باز شدن کشو پول نیز وجود دارد. توجه داشته باشید که با ذخیره کردن فاکتور، فاکتور تسویه نشده باقی می ماند و در تراکنش های مالی قرار نمی گیرد تا زمانی که به یکی از روش های پرداخت، تسویه صورت گیرد.
همچنین با انتخاب سربرگ جستجو در بالای پنجره و اعمال فیلترهای مربوطه، می توانید فاکتورهای مورد نظر را مشاهده و یا حذف کنید. می توان با فشردن دکمه “صدور فایل” از لیست فاکتورها خروجی اکسل، ورد، پی دی اف و ... گرفت و یا با فشردن دکمه “چاپ”، لیست فاکتورها را چاپ نمود.
همچنین با دوبار کلیک کردن روی فاکتور مورد نظر، به صفحه اصلی فاکتور رفته و مشخصات فاکتور قابل مشاهده است. چنانچه فاکتور هنوز تسویه نشده باشد، در این قسمت قابل ویرایش می باشد.
ثبت انواع فاکتورهای دیگر نیز همانند فاکتور فروش است با تفاوت های اندکی که در زیر اشاره شده است:
• فاکتور برگشت از فروش: چنانچه پس از ثبت فاکتور فروش، کالایی مرجوع گردد، از این فاکتور استفاده می شود. در این قسمت، پرداخت کارتخوان وجود ندارد (کارتخوان فقط مربوط به سیستم ماست، نه مشتری و یا تامین کننده ها) و پرداخت ها نظیر نقدی، چک، اقساط و اعتباری از طرف ما به مشتری صورت می گیرد.
در این جا، در صورت وارد نمودن مبلغ کرایه، با انتخاب "پرداخت توسط فرستنده" (در این جا کالا توسط مشتری به ما ارسال می‌شود) در حالت "بر عهده خریدار"، کرایه توسط خریدار پرداخت شده و وارد سیستم ما نمی‌گردد. در حالت "بر عهده فروشنده"، کرایه با مبلغ نهایی فاکتور جمع شده و این مبلغ باید به خریدار پرداخت شود. با انتخاب "پرداخت در محل گیرنده"، مبلغ کرایه به عنوان هزینه از صندوق کسر می‌گردد.
• پیش فاکتور: پیش فاکتور برای مشتری قبل از خرید صورت می گیرد و هیچ گونه پرداخت و تراکنش مالی و کالایی در آن وجود ندارد. پیش فاکتورهای صادره می توانند با فشردن دکمه “تبدیل به فاکتور فروش” به فاکتور فروش تبدیل شوند.
• فاکتور خرید: این فاکتور در خریدهای ما از تامین کننده ثبت می شود، پرداخت کارتخوان وجود ندارد و پرداخت ها نظیر نقدی، چک، اقساط و اعتباری از طرف ما به تامین کننده صورت می گیرد.
در صورت وارد نمودن کرایه حمل و نقل، با انتخاب "پرداخت توسط فرستنده"، در حالت "بر عهده خریدار"، مبلغ کرایه با مبلغ نهایی فاکتور جمع شده و این مبلغ به عنوان مبلغ نهایی از طرف ما پرداخت می‌شود. در حالت "بر عهده فروشنده"، کرایه توسط فروشنده پرداخت می‌گردد و در سیستم ما وارد نمی‌شود و پرداختی از طرف ما صورت نمی‌گیرد. با انتخاب "پرداخت در محل گیرنده"، کرایه به عنوان هزینه از صندوق کسر می‌شود.
• برگشت از خرید: چنانچه تمایل داشته باشیم کالایی که از تامین کننده تهیه شده است را به ایشان مرجوع کنیم، از این فاکتور استفاده می کنیم. تمامی پرداخت ها نظیر نقدی، چک، اقساط و اعتباری از طرف تامین کننده به ما صورت می گیرد.
در صورت وارد نمودن مبلغ کرایه، با انتخاب "پرداخت توسط فرستنده"، در حالت "بر عهده خریدار"، هزینه کرایه به عنوان یک هزینه از صندوق کسر می‌شود. در حالت "بر عهده فروشنده"، مبلغ کرایه با مبلغ نهایی فاکتور جمع شده و این مبلغ به عنوان مبلغ نهایی فاکتور از فروشنده دریافت می‌گردد. با انتخاب "پرداخت در محل گیرنده"، مبلغ کرایه توسط فروشنده پرداخت شده و در سیستم ما وارد نمی‌شود و پرداختی توسط ما صورت نمی‌گیرد.
• سفارش های خرید: سفارش در واقع لیست کالاهای مورد نیاز ما جهت ارائه به تامین کننده است و هیچ گونه پرداخت و تراکنش مالی و کالایی ندارد. سفارش های صادره می توانند با فشردن دکمه “تبدیل به فاکتور خرید” تبدیل به فاکتور خرید شوند.
فیلم های آموزشی این بخش را می‌توانید در زیر مشاهده کنید: