کدینگ حسابداری

در امور حسابداری جهت تجزیه و تحلیل و دریافت گزارش از رویدادهای مالی مختلف، آن ها را در حساب های جداگانه ای دسته بندی می کنند. این دسته بندی معمولا یک دسته بندی درختی است که دارای لایه ها و کدهای سرشاخه و زیر شاخه می باشد که به این مجموعه کدینگ حسابداری می گویند.

برای ایجاد کدینگ ها در حسابداری باید به این ساختار و لایه ها توجه داشت:

• لایه اول : گروه حساب

این لایه را گروه های ترازنامه و سر فصل های اصلی سود و زیان تشکیل می دهند. بنا براین می توان تمامی بدهی های جاری و غیر جاری، درآمد ها و هزینه ها، سرمایه گذاران و حقوق مرتبط با آنها و ذی نفعان دیگر را در این لایه تعریف کرد.

• لایه دوم :  حساب کل

در این لایه معمولا صورت های حساب های مالی تعریف می شود. معمولا نیازها و فعالیت های شرکت از عوامل اصلی این لایه هستند و گروه حساب های شرکت را  به ارقام کوچک تر تقسیم می کند که به حساب کل هم شناخته می شوند.

• لایه سوم : حساب معین

در این لایه تمامی حساب های کل به حساب های ریزتری تقسیم می شوند که در اصطلاح حسابداری به حساب معین معروف هستند.

• لایه چهارم : حساب های تفصیلی

حساب های تفضیلی حساب های ریز شده معین هستند که در اصطلاح به حساب تفضیلی در حسابداری شناخته می شوند و در طبقه بندی شرایط راحت تری را ایجاد می کنند و شناسایی حساب را تسهیل می دهند. بهترین حالت برای تعریف کد های این لایه استفاده از حساب های یونیک و منحصر به فرد است. این کار باعث می شود همه اشخاص حقیقی و حقوقی دارای یک حساب منحصر به فرد و یک کد شناخته شده باشند.

در بخش کدینگ حسابداری، شما قادر به مشاهده، ویرایش، افزودن و یا حذف این حساب ها خواهید بود. در سربرگ "حسابداری" با فشردن دکمه "کدینگ حسابداری" پنجره مربوطه باز خواهد شد که به صورت زیر است:

 

در بخش سمت راست، حساب ها به صورت درختی در 4 سطح گروه، حساب کل، حساب معین و حساب تفضیلی قابل مشاهده هستند. با کلیک بر روی هر یک از حساب ها، مشخصات آن در سمت چپ قابل مشاهده و ویرایش است.  توجه کنید که ماهیت و تفضیل حساب با توجه به نوع حساب تنظیم شود. با زدن دکمه "زیرشاخه جدید"، در صورت امکان حساب جدید در سطح پایین تر ایجاد می شود (توجه کنید که سطح تفضیلی آخرین سطح حساب هاست).

همچنین در سربرگ "تخصیص کد"، حساب های مورد استفاده در رویدادهای مختلف حسابداری قابل مشاهده و تخصیص است. با انتخاب سربرگ مربوطه، پنجره به صورت زیر قابل مشاهده است:

 

در این بخش، رویداد مالی در ردیف های جداگانه مشخص شده اند. در هر ردیف، ستون "نام عملیات"، نام رویداد مالی را مشخص می کند، تیک ستون "سند"، مشخص می کند که در هنگام رویداد مالی، سند حسابداری ثبت شود یا خیر، در ستون "بدهکار" و "بستانکار"، بدهکارها و بستانکارهای آن رویداد مشخص شده اند که با کلیک روی هر یک از آن ها، حساب معین پیش فرض آن جلوی آن نمایش داده می شود. جهت ویرایش حساب های معین تخصیص شده، با کلیک بر روی تصویر ویرایش در ستون "ویرایش"، پنجره ای باز خواهد شد که به صورت زیر است:

 

در این بخش، با انتخاب کشویی بدهکار و بستان کار، حساب معین تخصیص داده شده در درختواره حساب ها انتخاب خواهد شد و در زیر درختواره حساب ها، مشخصات حساب انتخاب شده قابل مشاهده است.  جهت تغییر حساب معین تخصیص داده شده، حساب معین دیگری را انتخاب کرده و بر روی دکمه ذخیره (دکمه آبی رنگ روبروی بدهکار و بستانکار) کلیک کنید. بدین روش تمامی حساب های معین بدهکار و بستانکار را تغییر داده و سپس بر روی دکمه تایید کلیک کنید، این پنجره بسته شده و به پنجره تخصیص کد باز خواهید گشت، در انتها جهت ثبت نهایی، بر روی دکمه ذخیره در این پنجره کلیک کنید.

لازم به یادآوری است که در نرم افزار، کدینگ حسابداری و تخصیص کدهای حسابداری به صورت پیش فرض بر اساس استانداردهای حسابداری تعریف شده است و تنها در صورت نیاز و تسلط بر امور حسابداری، آن ها را تغییر دهید.

 

فیلم آموزشی این بخش را می‌توانید در زیر مشاهده کنید: